Welche Unternehmen ein Hinweisgebersystem einrichten müssen

Das Hinweisgeberschutzgesetz im Überblick

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um. Ziel des Gesetzes ist es, Personen zu schützen, die im beruflichen Kontext Verstöße melden, und Unternehmen zu verpflichten, sichere Meldewege bereitzustellen. Für viele Organisationen bedeutet das eine konkrete Handlungspflicht, die nicht aufgeschoben werden sollte.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Maßgeblich ist die Zahl der Beschäftigten. Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben. Dabei gelten gestaffelte Fristen:

• Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten waren bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Einrichtung verpflichtet.
• Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mussten die interne Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023 einrichten.

Unabhängig von der Beschäftigtenzahl bestehen für bestimmte Branchen, etwa im Finanzsektor, weitergehende Anforderungen. Wer prüft, ob die Schwelle erreicht ist, sollte die tatsächliche Beschäftigtenzahl sorgfältig ermitteln, da auch Teilzeitkräfte mitzählen.

Konzernstrukturen

Auch innerhalb von Unternehmensgruppen ist die Schwelle je Gesellschaft zu betrachten. Tochtergesellschaften mit eigener Beschäftigtenzahl ab 50 sind grundsätzlich selbst verpflichtet, auch wenn gemeinsame Ressourcen für den Betrieb der Meldestelle genutzt werden können. In der Praxis lässt sich die Meldestelle organisatorisch bündeln, solange die Vertraulichkeit und die unabhängige Bearbeitung in jeder Gesellschaft gewährleistet bleiben. Wer die Beschäftigtenzahl knapp unterhalb der Schwelle führt, sollte die Entwicklung dennoch im Blick behalten, da ein Überschreiten unmittelbar Pflichten auslöst.

Welche Pflichten ergeben sich konkret?

Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist nur der erste Schritt. Das Gesetz schreibt klare Verfahrenspflichten vor:

1. Eingangsbestätigung: Der hinweisgebenden Person ist der Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.
2. Rückmeldung: Innerhalb von drei Monaten muss eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen erfolgen.
3. Vertraulichkeit: Die Identität der hinweisgebenden Person ist zu schützen und vertraulich zu behandeln.
4. Dokumentation: Eingehende Meldungen sind in dauerhaft abrufbarer Weise zu dokumentieren.
5. Schutz vor Repressalien: Benachteiligungen aufgrund einer Meldung sind unzulässig.

Darüber hinaus sollen anonyme Meldungen ermöglicht und bearbeitet werden. Ein praxistauglicher Meldekanal berücksichtigt all diese Anforderungen von Beginn an und stellt sicher, dass jede Meldung nachvollziehbar erfasst, geprüft und beantwortet wird. Die genannten Verfahrenspflichten gelten unabhängig davon, ob eine Meldung anonym oder unter Nennung der Identität eingeht.

Bußgelder und Risiken

Wer die Pflichten missachtet, riskiert empfindliche Sanktionen. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 50.000 Euro geahndet werden, etwa wenn keine interne Meldestelle eingerichtet wird oder Repressalien gegen hinweisgebende Personen ergriffen werden. Auch das Behindern einer Meldung oder die Verletzung der Vertraulichkeit kann sanktioniert werden. Neben dem finanziellen Risiko drohen Reputationsschäden und der Verlust von Vertrauen bei Beschäftigten und Geschäftspartnern. Gerade in Bewerbungs- und Kundenbeziehungen wird ein funktionierendes Compliance-System zunehmend als Qualitätsmerkmal wahrgenommen.

Zusammenhang mit dem Lieferkettengesetz

Für größere Unternehmen kann zusätzlich das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) relevant sein, das ein Beschwerdeverfahren entlang der Lieferkette verlangt. In der Praxis lassen sich die Anforderungen des HinSchG und des LkSG häufig über ein gemeinsam genutztes Hinweisgebersystem abdecken, sofern die jeweiligen Verfahrensvorgaben eingehalten werden. So vermeiden Unternehmen Doppelstrukturen und behalten den Überblick über alle eingehenden Hinweise an einem zentralen Ort.

Fazit

Die HinSchG-Pflicht betrifft alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Wer die Schwelle erreicht, sollte nicht nur einen Meldekanal bereitstellen, sondern auch die gesetzlichen Fristen und Schutzmechanismen verlässlich umsetzen. Spezialisierte Lösungen wie TrueSpeak unterstützen Unternehmen dabei, die Anforderungen rechtssicher und nachvollziehbar zu erfüllen.