Welke organisaties verplicht een meldkanaal moeten hebben

Wat de Wet bescherming klokkenluiders vereist

De Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) is sinds 18 februari 2023 van kracht en verplicht een groot deel van de Nederlandse werkgevers om een veilige interne meldprocedure in te richten. Het doel is om werknemers en andere betrokkenen een veilige route te geven om vermoedens van misstanden te melden, zonder dat zij daarvoor benadeeld worden. De wet stelt duidelijke eisen aan het meldkanaal, de behandeling van meldingen en de bescherming van de melder.

Welke organisaties vallen onder de verplichting

De plicht om een intern meldkanaal in te richten geldt voor:

• Werkgevers met 50 of meer werknemers. Onder deze drempel zijn de meeste organisaties niet verplicht een interne meldprocedure op te stellen, al kunnen sectorale regels strenger zijn.
• Organisaties in specifieke sectoren, zoals financiële dienstverlening en het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering, die ongeacht het aantal werknemers onder aanvullende verplichtingen kunnen vallen.

Hoe het aantal werknemers wordt geteld

De drempel van 50 werknemers wordt per werkgever beoordeeld. Bij groepsstructuren is het verstandig om elke entiteit afzonderlijk te bekijken, omdat de verplichting op het niveau van de individuele werkgever kan ontstaan. Houd er rekening mee dat ook uitzendkrachten en gedetacheerden onder omstandigheden meetellen; controleer daarom zorgvuldig hoe uw personeelsbestand wordt berekend.

De belangrijkste verplichtingen en termijnen

Het inrichten van een meldkanaal is slechts het startpunt. De Wbk verplicht werkgevers ook tot:

1. Een ontvangstbevestiging binnen 7 dagen na ontvangst van een melding aan de melder te sturen.
2. Binnen 3 maanden informatie te verstrekken over de beoordeling en, voor zover mogelijk, over de opvolging van de melding.
3. De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder te waarborgen.
4. De mogelijkheid te bieden om anoniem te melden en meldingen zorgvuldig te registreren en bewaren.

Instemming van de ondernemingsraad

Voordat de interne meldprocedure wordt vastgesteld of gewijzigd, is instemming van de ondernemingsraad (OR) vereist. De OR speelt zo een centrale rol bij de totstandkoming van de klokkenluidersregeling. Werkgevers zonder OR moeten de regeling op een andere passende manier met de werknemers afstemmen.

Toezicht, risico's en sancties

Het Huis voor Klokkenluiders houdt toezicht op de naleving en kan onderzoek doen naar werkgevers. Een ontbrekende of gebrekkige meldprocedure brengt aanzienlijke risico's mee: melders die zich niet veilig voelen, kunnen extern of via de media melden, wat tot reputatieschade leidt. Bovendien is de werkgever verplicht om benadeling van de melder te voorkomen; doet een werkgever dat niet, dan kan dat leiden tot arbeidsrechtelijke geschillen en aansprakelijkheid.

Doelgerichte platforms zoals TrueSpeak helpen organisaties om deze verplichtingen te vervullen met een veilig meldkanaal en bewaking van de wettelijke termijnen. Welke oplossing u ook kiest, de boodschap is duidelijk: voldoet uw organisatie aan de drempel, dan is een conform meldkanaal een wettelijke verplichting en geen vrijblijvende keuze.