Algemene voorwaarden

1. Inleiding en definities

Deze algemene gebruiksvoorwaarden ("Voorwaarden") regelen de toegang tot en het gebruik van het software-as-a-service (SaaS) klokkenluidersplatform genaamd "TrueSpeak" ("Platform" of "Dienst"), geleverd door True Solutions S.r.l., een vennootschap met statutaire zetel te Foro Buonaparte 59, 20121 Milaan (MI), Italië, btw-nummer 14288140966, ingeschreven in het Handelsregister van Milaan (MI) nr. 2772480 ("Aanbieder", "wij", "ons"). TrueSpeak is een handelsnaam van True Solutions S.r.l. Het gebruik van het Platform is onderworpen aan de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze Voorwaarden. Indien de gebruiker deze Voorwaarden niet aanvaardt, mag hij het Platform niet openen of gebruiken.

1.1 Definities

Voor de toepassing van deze Voorwaarden wordt verstaan onder: (a) "Gebruiker" of "Klant": de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het Platform opent en gebruikt; (b) "Account": het op het Platform aangemaakte gebruikersaccount om toegang te krijgen tot de diensten; (c) "Inhoud": alle gegevens, informatie, documenten, meldingen en materialen die door de Gebruiker op het Platform worden geüpload of ingevoerd; (d) "Melding": de mededeling van inbreuken of onrechtmatige handelingen die via het Platform wordt gedaan in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937; (e) "Dienst": het SaaS-klokkenluidersplatform geleverd door de Aanbieder; (f) "Gegevens": alle persoonlijke en niet-persoonlijke informatie die via het Platform wordt verwerkt.

2. Aanvaarding van de Voorwaarden

De toegang tot en het gebruik van het Platform impliceert de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze Voorwaarden en de daarin opgenomen bepalingen. De Gebruiker verklaart deze Voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en aanvaard voordat hij het Platform gebruikt. Indien de Gebruiker deze Voorwaarden niet aanvaardt, dient hij het gebruik van het Platform onmiddellijk te staken. De aanvaarding van deze Voorwaarden vormt een bindende overeenkomst tussen de Gebruiker en de Aanbieder. De Gebruiker garandeert dat hij beschikt over de wettelijke bekwaamheid die nodig is om deze Voorwaarden te aanvaarden en dat hij gemachtigd is om, waar van toepassing, de entiteit of organisatie te vertegenwoordigen namens wie hij het Platform opent.

3. Beschrijving van de Dienst

TrueSpeak biedt een software-as-a-service (SaaS) platform voor het beheer van klokkenluidersmeldingen, conform EU-Richtlijn 2019/1937 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden. Het Platform stelt Gebruikers in staat om:

• Meldingen van inbreuken of onrechtmatige handelingen in anonieme of geïdentificeerde vorm in te dienen, in overeenstemming met de bepalingen van EU-Richtlijn 2019/1937
• Het volledige klokkenluidersproces te beheren, van de ontvangst van meldingen tot het beheer en de opvolging ervan
• De bescherming van de identiteit van de melder en de vertrouwelijkheid van de informatie te waarborgen, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving
• De naleving van de regelgeving te waarborgen conform EU-Richtlijn 2019/1937, de AVG en andere toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens
• Het Platform te configureren en aan te passen aan de specifieke behoeften van de organisatie
• Toegang te krijgen tot functies voor rapportage, analyse en meldingsbeheer via een beveiligde webinterface

4. Registratie en Account

Om het Platform te gebruiken, dient de Gebruiker een account aan te maken door nauwkeurige, volledige en actuele informatie te verstrekken. De Gebruiker is verantwoordelijk voor: (a) het bewaren van de vertrouwelijkheid van zijn toegangsgegevens (gebruikersnaam en wachtwoord); (b) alle activiteiten die onder zijn account plaatsvinden; (c) het onmiddellijk op de hoogte brengen van de Aanbieder van elk ongeoorloofd gebruik van zijn account of elke andere beveiligingsinbreuk; (d) het waarborgen dat de tijdens de registratie verstrekte informatie waarheidsgetrouw, nauwkeurig en volledig is. De Aanbieder behoudt zich het recht voor om de registratie te weigeren of het account op te schorten/te beëindigen van elke Gebruiker die deze Voorwaarden schendt of valse of misleidende informatie verstrekt.

5. Verplichtingen van de Gebruiker

De Gebruiker verbindt zich ertoe het Platform te gebruiken in overeenstemming met deze Voorwaarden, de toepasselijke regelgeving en de beste praktijken. In het bijzonder verbindt de Gebruiker zich ertoe om:

• Waarheidsgetrouwe, nauwkeurige, volledige en actuele informatie te verstrekken tijdens de registratie en het gebruik van het Platform
• Het Platform uitsluitend voor legitieme doeleinden te gebruiken en in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937 en de toepasselijke regelgeving
• De privacy, rechten en waardigheid te respecteren van alle personen die bij het klokkenluidersproces betrokken zijn
• De vertrouwelijkheid van zijn toegangsgegevens te bewaren en deze niet met derden te delen
• Niet te proberen toegang te krijgen tot ongeoorloofde accounts, systemen of delen van het Platform
• De werking van het Platform niet te verstoren of te proberen de beveiliging ervan in gevaar te brengen
• Het Platform te gebruiken in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, voorschriften en normen
• De Aanbieder onmiddellijk op de hoogte te brengen van eventuele beveiligingsinbreuken of ongeoorloofd gebruik

6. Verboden gebruik

Het is uitdrukkelijk verboden het Platform te gebruiken voor:

• Het verzenden van valse, lasterlijke of smadelijke meldingen of meldingen te kwader trouw, uitsluitend met het doel derden te schaden
• Het schenden van de privacy, intellectuele-eigendomsrechten of andere rechten van derden
• Het verspreiden, uploaden of overdragen van virussen, malware, schadelijke code of andere elementen die de beveiliging van het Platform in gevaar kunnen brengen
• Het proberen van ongeoorloofde toegang tot systemen, netwerken of gegevens van de Aanbieder of andere gebruikers
• Het gebruiken van het Platform voor ongeoorloofde commerciële doeleinden, reclame, spam of ongevraagde marketingcommunicatie
• Het verzamelen of proberen te verzamelen van persoonlijke informatie van andere gebruikers zonder hun toestemming
• Het gebruiken van het Platform op een wijze die enige toepasselijke wet, voorschrift of norm schendt
• Het verstoren of onderbreken van de werking van het Platform of de verbonden servers en netwerken

7. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele-eigendomsrechten op het Platform, met inbegrip van maar niet beperkt tot software, broncode, ontwerp, logo's, handelsmerken, inhoud en documentatie, zijn de exclusieve eigendom van de Aanbieder of zijn licentiegevers. De Gebruiker erkent dat het Platform wordt beschermd door auteursrecht, geregistreerde handelsmerken en andere wetten inzake intellectuele eigendom. De Gebruiker verwerft door het gebruik van de Dienst geen enkel eigendomsrecht op het Platform. De Gebruiker mag het Platform uitsluitend gebruiken voor de door deze Voorwaarden toegestane doeleinden. Het is verboden het Platform te kopiëren, te wijzigen, te distribueren, te verkopen, in licentie te geven of er afgeleide werken van te maken zonder de schriftelijke toestemming van de Aanbieder. De door de Gebruiker op het Platform geüploade Inhoud blijft eigendom van de Gebruiker. De Gebruiker verleent de Aanbieder een niet-exclusieve, royaltyvrije en niet-overdraagbare licentie om de Inhoud uitsluitend te gebruiken voor doeleinden die strikt noodzakelijk zijn voor de levering van de dienst, zoals de opslag, weergave en overdracht van de Inhoud aan gemachtigde gebruikers. Deze licentie strekt zich niet uit tot enig commercieel of promotioneel gebruik of gebruik anders dan de levering van de dienst en eindigt automatisch bij beëindiging van het Contract. De licentie is niet van toepassing op inhoud met betrekking tot klokkenluidersmeldingen, die uitsluitend worden verwerkt voor doeleinden van meldingsbeheer, in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937 en de AVG.

8. Privacy en bescherming van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens via het Platform wordt geregeld door het Privacybeleid van TrueSpeak, beschikbaar op /privacy-policy, en door Verordening (EU) 2016/679 (AVG). De Gebruiker erkent het Privacybeleid en het Cookiebeleid, beschikbaar op /cookie-policy, te hebben gelezen en begrepen, en aanvaardt de verwerking van zijn persoonsgegevens zoals daarin beschreven. Voor gegevens die worden verwerkt in het kader van klokkenluidersmeldingen is het klantbedrijf de Verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig Art. 4(7) AVG. True Solutions S.r.l. treedt op als Verwerker overeenkomstig Art. 28 AVG, volgens de aanstelling die beschikbaar is op /nomina-responsabile. De Klant kan verzoeken om de ondertekening van de verwerkersovereenkomst overeenkomstig Art. 28 AVG. De bijgewerkte lijst van subverwerkers is beschikbaar op /subresponsabili. De Aanbieder garandeert dat de identiteit van de melder, eventuele betrokken personen en de inhoud van de melding worden beschermd in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937. Toegang is uitsluitend toegestaan aan gemachtigde personen die door de Klant zijn aangewezen. De Aanbieder krijgt nooit toegang tot de inhoud van meldingen, behalve wanneer dit strikt noodzakelijk is voor wettelijke verplichtingen of om technische redenen die verband houden met de systeembeveiliging, en in ieder geval uitsluitend met voorafgaande toestemming van de Klant. De bewaring van meldingen wordt geregeld door de Procedure voor het beheer van meldingen die is gepubliceerd op /procedura en varieert naargelang het abonnement (van 6 maanden tot 5 jaar). Meldingen worden automatisch gesloten na 90 dagen vanaf de laatste bijwerking door een van beide partijen (melder en ontvanger). De bewaartermijn van de gegevens gaat in op de sluitingsdatum, of deze nu automatisch of handmatig is. Technische logboeken worden bewaard gedurende de periode die strikt noodzakelijk is voor de beveiliging (max. 24 maanden). Het Platform biedt instrumenten om de Klant in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake bevestiging binnen 7 dagen en reactie binnen 3 maanden in overeenstemming met EU-Richtlijn 2019/1937. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het waarborgen dat de verwerking van persoonsgegevens via het Platform in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving en dat alle noodzakelijke toestemmingen zijn verkregen.

9. Beperking van aansprakelijkheid

De Aanbieder levert het Platform "as is" en "as available", zonder garanties van welke aard dan ook, expliciet of impliciet. Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving is de Aanbieder niet aansprakelijk voor:

• Directe, indirecte, incidentele, gevolg- of punitieve schade die voortvloeit uit het gebruik of het onvermogen om het Platform te gebruiken
• Verlies van gegevens, informatie of Inhoud, zelfs indien de Aanbieder op de hoogte is gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade
• Tijdelijke of permanente onderbrekingen van de Dienst als gevolg van onderhoud, updates, technische storingen of overmacht
• Schade die voortvloeit uit oneigenlijk gebruik van het Platform door de Gebruiker of schendingen van deze Voorwaarden
• Schade die voortvloeit uit cyberaanvallen, virussen, malware of andere beveiligingsbedreigingen
• Schade die voortvloeit uit beslissingen of handelingen op basis van informatie of Inhoud die op het Platform aanwezig is

De totale aansprakelijkheid van de Aanbieder jegens de Gebruiker, om welke reden en in welke vorm dan ook, zal het totale bedrag dat de Gebruiker in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de aansprakelijkheid heeft doen ontstaan aan de Aanbieder heeft betaald, niet overschrijden. De bovengenoemde beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing in geval van opzet of grove nalatigheid van de Aanbieder, noch in geval van schending van dwingende wettelijke bepalingen.

10. Beschikbaarheid en onderhoud van de Dienst

De Aanbieder verbindt zich ertoe een maximale beschikbaarheid en betrouwbaarheid van het Platform te waarborgen, terwijl hij zich het recht voorbehoudt tijdelijke onderbrekingen door te voeren voor onderhoud, updates, verbeteringen of om technische redenen. De Aanbieder verbindt zich ertoe om: (a) Gebruikers, indien mogelijk, vooraf op de hoogte te stellen van geplande onderbrekingen van de Dienst; (b) de duur van onderbrekingen tot een minimum te beperken; (c) een beschikbaarheidsniveau van de Dienst van ten minste 99.5% op maandbasis te waarborgen (SLA). De beschikbaarheid wordt berekend als een percentage van de daadwerkelijke uptime-minuten ten opzichte van het totale aantal minuten in de referentiemaand. De monitoring wordt uitgevoerd via de onafhankelijke dienst UptimeRobot, waarvan de gegevens publiekelijk beschikbaar zijn op https://stats.uptimerobot.com/3QXvnmyadI. Van de berekening zijn uitgesloten: geplande onderhoudsonderbrekingen die ten minste 24 uur van tevoren zijn meegedeeld, storingen veroorzaakt door externe infrastructuuraanbieders (bijv. AWS, Cloudflare), en gevallen van overmacht. Indien de SLA gedurende twee opeenvolgende maanden niet wordt gehaald, heeft de Gebruiker het recht om het Contract zonder boete op te zeggen, met een pro-rata terugbetaling voor de niet-gebruikte periode. De Aanbieder garandeert passende technische en organisatorische maatregelen zoals beschreven in het document "Aanstelling van de Verwerker" en de "Procedure voor incidentbeheer". Deze documenten vormen een integraal onderdeel van deze Voorwaarden. De Aanbieder heeft dagelijkse back-up- en disaster recovery-procedures geïmplementeerd, volgens hetgeen is beschreven in de DPIA en de interne beveiligingsmaatregelen. De Aanbieder is niet aansprakelijk voor onderbrekingen of storingen als gevolg van overmacht, met inbegrip van maar niet beperkt tot: natuurrampen, oorlogen, terroristische aanslagen, pandemieën, stakingen, onderbrekingen van communicatie of elektriciteit, of andere gebeurtenissen buiten de redelijke controle van de Aanbieder.

11. Wijzigingen van de Voorwaarden en de Dienst

De Aanbieder behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden op elk moment te wijzigen, in het bijzonder om wijzigingen in de toepasselijke wetgeving, kenmerken van de Dienst of om andere legitieme redenen weer te geven. Substantiële wijzigingen van de Voorwaarden worden via passende kanalen aan de Gebruikers meegedeeld (bijvoorbeeld via een kennisgeving op het Platform of per e-mail) ten minste dertig (30) dagen voordat zij van kracht worden. Het voortgezette gebruik van het Platform nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, vormt de aanvaarding van de gewijzigde Voorwaarden. Indien de Gebruiker de wijzigingen niet aanvaardt, dient hij het gebruik van het Platform te staken en kan hij verzoeken om beëindiging van zijn account. De Aanbieder behoudt zich tevens het recht voor om elk aspect van de Dienst, met inbegrip van maar niet beperkt tot functies, inhoud of beschikbaarheid, op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen, op te schorten of stop te zetten. De Aanbieder behoudt zich het recht voor de vergoeding voor de Dienst te wijzigen, waarbij hij de Gebruiker van de wijziging op de hoogte stelt met een minimale opzegtermijn van 30 (dertig) dagen vóór de verlengingsdatum van het abonnement. De nieuwe vergoeding is van toepassing vanaf de volgende verlenging. Het voortgezette gebruik van de Dienst na de verlenging vormt de aanvaarding van de nieuwe vergoeding. Indien de Gebruiker de wijziging niet wenst te aanvaarden, kan hij opzeggen volgens de procedures uiteengezet in Art. 13.

12. Technische ondersteuning

Voor elk verzoek om technische ondersteuning kan de Gebruiker contact opnemen met de Aanbieder door een e-mail te sturen naar [email protected]. De Aanbieder verbindt zich ertoe meldingen zo snel mogelijk in behandeling te nemen.

13. Beëindiging en opschorting

De Gebruiker kan het Contract bij afloop opzeggen door zijn voornemen mee te delen via PEC aan het adres [email protected] of via het gedeelte "Beheer uw abonnement" in het dashboard. De Aanbieder kan de toegang van de Gebruiker tot het Platform onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving opschorten of beëindigen in geval van: (a) schending van deze Voorwaarden; (b) frauduleus, illegaal of ongeoorloofd gebruik van het Platform; (c) verzoek van bevoegde autoriteiten; (d) sluiting of beëindiging van de activiteiten van de Gebruiker; (e) om elke andere gerechtvaardigde reden. Bij beëindiging verliest de Gebruiker de toegang tot zijn account en de daarin opgeslagen Inhoud, tenzij anders bepaald door de wet of specifieke overeenkomsten. De Aanbieder behoudt zich het recht voor gegevens te bewaren gedurende de door de wet vereiste perioden of voor nalevingsdoeleinden. Bepalingen van deze Voorwaarden die naar hun aard de beëindiging dienen te overleven, met inbegrip van maar niet beperkt tot intellectueel eigendom, beperking van aansprakelijkheid, privacy en toepasselijk recht, blijven van toepassing na beëindiging. De Gebruiker heeft het recht om binnen 30 (dertig) dagen na de datum van inschrijving het Contract te herroepen, zonder opgave van redenen. Bij uitoefening van dit recht zal de Aanbieder alle betaalde bedragen onmiddellijk terugbetalen. De herroeping moet worden meegedeeld via PEC aan het adres [email protected], per e-mail aan [email protected], of via het gedeelte "Beheer uw abonnement" in het dashboard.

Documentatiepakket (optionele dienst)

Naast het Platform biedt de Aanbieder de Klant een optionele dienst aan genaamd "Documentatiepakket", bestaande uit de personalisatie van standaardsjablonen van interne klokkenluidersdocumentatie (bv. intern reglement, privacyverklaring, procedures voor de afhandeling van meldingen, formulieren). De dienst is onderworpen aan de betaling van een eenmalige vergoeding die op de aankooppagina wordt vermeld.

Aard van de dienst

Het Documentatiepakket bestaat uit de levering van door de Aanbieder voorbereide standaardsjablonen, gepersonaliseerd met de registratie-, organisatie- en operationele gegevens die door de Klant zijn verstrekt. De sjablonen zijn gestandaardiseerde documentatieproducten en vormen geen juridische adviezen, raadgevingen of geïndividualiseerde meningen met betrekking tot de specifieke situatie van de Klant. De personalisatie blijft beperkt tot het invoegen van de door de Klant meegedeelde gegevens in de velden voorzien in de standaardsjablonen.

Leveringswijze en -termijn

De gepersonaliseerde documentatie wordt aan de Klant in elektronisch formaat geleverd binnen 5 (vijf) werkdagen na ontvangst van de betaling en de voor de personalisatie benodigde informatie. De Aanbieder neemt contact op met de Klant via het e-mailadres van de beheerder van de omgeving om de benodigde informatie te verzamelen. Eventuele vertragingen die te wijten zijn aan ontbrekende of onvolledige informatie van de Klant zijn niet aan de Aanbieder toe te rekenen.

Betaling, terugbetalingen en herroepingsrecht

De vergoeding is verschuldigd op het moment van aankoop via het checkoutproces. Aangezien het een digitale dienst betreft die aan een professional (B2B) wordt geleverd en gepersonaliseerde digitale inhoud, erkent de Klant dat het herroepingsrecht overeenkomstig art. 59 van het Italiaans Consumentenwetboek (D.Lgs. 206/2005) is uitgesloten zodra de uitvoering van de dienst is begonnen met uitdrukkelijke toestemming van de Klant. Eventuele klachten moeten binnen 15 dagen na levering aan de Aanbieder worden meegedeeld.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze Voorwaarden worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Italiaans recht. Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden, met inbegrip van hun geldigheid, interpretatie, uitvoering of beëindiging, wordt onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de Rechtbank van Milaan. Dit Contract wordt gesloten tussen professionals voor commerciële doeleinden. De partijen sluiten de toepasselijkheid van consumentenbeschermingsbepalingen of bepalingen ter bescherming van zwakkere contractpartijen uit. Voor alternatieve geschillenbeslechting kunnen de partijen gebruik maken van het ODR-platform van de Europese Commissie, beschikbaar op https://ec.europa.eu/consumers/odr/. De partijen verbinden zich ertoe geschillen minnelijk te trachten op te lossen alvorens gerechtelijke stappen te ondernemen.

15. Contact

Voor eventuele vragen, verzoeken of meldingen met betrekking tot deze Algemene Voorwaarden of het gebruik van het Platform, kunt u contact opnemen met de Aanbieder: