Obbligo di whistleblowing: quali aziende devono avere un canale di segnalazione

Cos'è l'obbligo di whistleblowing in Italia

Il D.Lgs 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, ha introdotto un quadro organico per la protezione di chi segnala illeciti appresi nel contesto lavorativo. In vigore dal 15 luglio 2023, il decreto impone a una vasta platea di organizzazioni di dotarsi di un canale di segnalazione interno, sicuro e riservato. Comprendere se la propria azienda rientra tra i soggetti obbligati è il primo passo per evitare sanzioni e gestire correttamente il rischio reputazionale.

Quali aziende sono obbligate

L'obbligo di attivare un canale interno riguarda principalmente due categorie di enti privati:

• Le imprese che hanno impiegato, nell'ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti a tempo determinato o indeterminato;
• Le imprese che, a prescindere dal numero di dipendenti, rientrano nell'ambito di applicazione di specifiche normative europee (ad esempio in materia di servizi finanziari, antiriciclaggio o sicurezza dei trasporti) oppure che adottano un Modello di organizzazione e gestione 231 ai sensi del D.Lgs 231/2001.

In quest'ultimo caso, anche un'azienda con meno di 50 dipendenti che ha adottato un Modello 231 è tenuta a predisporre il canale di segnalazione conforme alle nuove regole.

Le scadenze da ricordare

Il legislatore ha previsto un'applicazione scaglionata. Per i soggetti del settore pubblico e per le aziende private con almeno 250 dipendenti, l'obbligo è scattato il 15 luglio 2023. Per le imprese private con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249, l'obbligo è entrato in vigore il 17 dicembre 2023. Le organizzazioni che non si sono ancora adeguate operano quindi in una condizione di non conformità.

Cosa deve garantire il canale

Non basta predisporre una casella di posta. Il canale deve rispettare requisiti precisi previsti dal decreto:

• Riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone coinvolte e del contenuto della segnalazione;
• La possibilità di effettuare segnalazioni in forma scritta e orale, e su richiesta tramite incontro diretto;
• La gestione affidata a una persona o ufficio interno dedicato, oppure a un soggetto esterno, dotato di autonomia e formazione adeguata;
• La possibilità di inoltrare segnalazioni anonime, che vanno comunque ricevute e gestite quando circostanziate;
• Il rilascio di un avviso di ricevimento entro 7 giorni e un riscontro al segnalante entro 3 mesi.

A questi requisiti si affianca la tutela da ritorsioni: licenziamenti, demansionamenti, trasferimenti o altre misure penalizzanti adottate a causa della segnalazione sono vietati e possono essere a loro volta sanzionati. L'azienda deve inoltre assicurare la corretta conservazione delle segnalazioni e dei dati raccolti, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Chi può effettuare la segnalazione

Il perimetro dei soggetti tutelati è ampio: non solo i dipendenti, ma anche collaboratori, lavoratori autonomi, liberi professionisti, consulenti, volontari, tirocinanti e perfino candidati in fase di selezione o ex dipendenti, quando le informazioni siano state acquisite nel contesto lavorativo. Definire con chiarezza questo perimetro aiuta a dimensionare correttamente il canale.

Sanzioni e rischi della non conformità

La vigilanza è affidata all'ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), che può irrogare sanzioni amministrative pecuniarie fino a 50.000 euro. Le sanzioni colpiscono non solo la mancata istituzione del canale o l'assenza di procedure di gestione, ma anche le ritorsioni adottate nei confronti del segnalante e le violazioni dell'obbligo di riservatezza. Oltre al danno economico, l'inadempienza espone l'organizzazione a un rilevante rischio reputazionale e, nei contesti 231, può incidere sull'idoneità del Modello.

Come muoversi adesso

Verificare la propria soglia dimensionale, mappare i flussi informativi e scegliere uno strumento conforme sono attività che non possono essere rimandate. Soluzioni dedicate come TrueSpeak permettono di attivare rapidamente un canale digitale che soddisfa i requisiti di riservatezza, tracciabilità e gestione dei termini previsti dalla legge, riducendo l'onere organizzativo a carico dell'azienda.