Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias

El marco legal: la Ley 2/2023

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, transpone al ordenamiento español la directiva europea de protección del informante. Su finalidad es doble: ofrecer un cauce seguro para comunicar irregularidades y proteger a quien lo hace frente a represalias. Para ello, exige a numerosas organizaciones disponer de un Sistema interno de información, comúnmente conocido como canal de denuncias o buzón de denuncias.

Umbrales de plantilla: ¿quién está obligado?

La obligación principal se activa en función del número de trabajadores. Están obligadas a implantar un sistema interno de información:

• Las empresas del sector privado con 50 o más trabajadores.
• Las entidades que operan en ámbitos como servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales o seguridad del transporte, con independencia de su plantilla.
• Los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones que reciban fondos públicos.
• Las administraciones y entidades del sector público.

Las empresas de entre 50 y 249 trabajadores pueden compartir recursos para la gestión del canal, una opción especialmente útil para grupos y pymes que buscan optimizar costes sin renunciar al cumplimiento.

Obligaciones del canal de denuncias

No basta con habilitar un correo electrónico. La norma fija requisitos concretos que todo sistema debe cumplir:

1. Acuse de recibo a la persona informante en un plazo máximo de 7 días desde la recepción de la comunicación.
2. Respuesta y resolución de las actuaciones en un plazo que no podrá superar los 3 meses.
3. Confidencialidad de la identidad del informante, de las personas afectadas y de la información comunicada.
4. Posibilidad de presentar denuncias anónimas, garantizando que el sistema permita el seguimiento del expediente sin revelar la identidad.
5. Protección frente a represalias y conservación adecuada de la documentación.

Asimismo, debe designarse un responsable del sistema, una figura independiente que gestione las comunicaciones con diligencia e imparcialidad.

Sanciones y riesgos del incumplimiento

El incumplimiento de la Ley 2/2023 no es un riesgo menor. La Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), como autoridad competente, puede imponer multas que en sus tramos más graves alcanzan el 1.000.000 de euros. Se consideran infracciones muy graves, entre otras, no disponer de un sistema interno de información o adoptar represalias contra quien denuncia.

Más allá de la sanción económica, la ausencia de un canal conforme expone a la organización a daños reputacionales y a la pérdida de confianza interna. Plataformas como TrueSpeak permiten cubrir estos requisitos con un canal seguro y trazable, alineado con los plazos y garantías que exige la norma.

¿Qué pasa si su empresa aún no llega a 50 trabajadores?

Aunque no alcance el umbral, implantar un canal de denuncias de forma voluntaria aporta ventajas tangibles. Detectar irregularidades de manera temprana evita conflictos laborales, fraudes internos y crisis reputacionales. Además, en sectores como la contratación pública o las relaciones con grandes clientes, disponer de un sistema interno de información se ha convertido en un requisito de facto que refuerza la confianza de socios y proveedores. Anticiparse al crecimiento de la plantilla también evita tener que improvisar el día en que la obligación legal entre en juego.

Conclusión

Si su organización alcanza el umbral de 50 trabajadores o pertenece a un sector regulado, la implantación de un canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023 no es opcional. Verificar cuanto antes si su empresa entra en el ámbito de aplicación, designar al responsable del sistema y elegir una herramienta segura son los primeros pasos. Anticiparse evita sanciones de hasta un millón de euros y refuerza una cultura de cumplimiento sólida y transparente.