Segnalazione anonima e riservata: differenze, normativa e best practice

Due concetti spesso confusi

Nel linguaggio comune "anonimo" e "riservato" vengono usati come sinonimi, ma nel whistleblowing indicano due modalità ben distinte di gestire una segnalazione di illeciti. Capire la differenza è fondamentale per impostare correttamente il canale e applicare le tutele previste dal D.Lgs 24/2023.

Segnalazione riservata

Nella segnalazione riservata il segnalante fornisce la propria identità, che però è protetta: solo il gestore del canale, o le persone espressamente autorizzate, possono conoscerla. L'identità non può essere rivelata a soggetti diversi senza il consenso del segnalante, salvo le eccezioni di legge. La riservatezza è un obbligo imposto dal decreto e riguarda l'identità del segnalante, delle persone coinvolte e il contenuto della segnalazione.

Segnalazione anonima

Nella segnalazione anonima chi segnala non rivela la propria identità in alcun modo. Il D.Lgs 24/2023 ammette le segnalazioni anonime e prevede che, qualora il segnalante anonimo venga successivamente identificato e subisca ritorsioni, gli si applichino comunque le tutele di legge. L'anonimato pone però una sfida pratica: senza un canale di dialogo adeguato, può essere difficile chiedere chiarimenti o approfondire i fatti.

Cosa prevede la legge

Il D.Lgs 24/2023 stabilisce alcuni punti fermi:

• La riservatezza dell'identità è sempre obbligatoria, qualunque sia il canale utilizzato;
• Le segnalazioni anonime devono poter essere ricevute e, se circostanziate, gestite;
• La tutela da ritorsioni copre sia il segnalante riservato sia l'anonimo successivamente identificato;
• Le segnalazioni e i dati raccolti vanno conservati nel rispetto dei principi sulla protezione dei dati.

Va inoltre ricordato che la riservatezza non è una semplice buona prassi, ma un obbligo presidiato dall'ANAC: la violazione dell'obbligo di riservatezza è tra le condotte che possono dar luogo a sanzioni amministrative pecuniarie fino a 50.000 euro. Per questo la scelta tra anonimato e riservatezza non incide mai sul livello di protezione che l'azienda è tenuta a garantire.

Pro e contro a confronto

Segnalazione riservata

Tra i vantaggi, consente un dialogo diretto, facilita l'istruttoria e tende a produrre segnalazioni più circostanziate. Lo svantaggio principale è che alcuni potenziali segnalanti, per timore di ritorsioni, possono rinunciare a esporsi anche se l'identità è protetta.

Segnalazione anonima

Il vantaggio è abbassare la barriera psicologica e incoraggiare chi teme conseguenze, ampliando così il numero di illeciti che emergono. I limiti riguardano la maggiore difficoltà di verifica e il rischio di segnalazioni poco dettagliate o pretestuose, che richiedono filtri e procedure più attente. Una piattaforma con messaggistica protetta attenua questo limite, perché consente di chiedere chiarimenti al segnalante anche quando resta anonimo.

Best practice

Un sistema maturo non sceglie tra le due opzioni, ma le offre entrambe. Le pratiche consigliate includono:

1. Predisporre un canale che gestisca sia segnalazioni riservate sia anonime;
2. Implementare una messaggistica sicura che permetta di dialogare anche con il segnalante anonimo tramite codice univoco;
3. Definire criteri trasparenti per valutare la fondatezza delle segnalazioni;
4. Formare il gestore sulla corretta applicazione delle tutele e degli obblighi di riservatezza.

Adottare uno strumento progettato per coprire entrambe le modalità, come TrueSpeak, aiuta a bilanciare la protezione del segnalante con l'efficacia delle indagini interne.