Come attivare un canale di segnalazione conforme: guida passo per passo

Attivare un canale conforme: da dove partire

Implementare un canale di segnalazione conforme al D.Lgs 24/2023 non significa solo adottare uno strumento tecnologico, ma costruire un processo affidabile che tuteli il segnalante e garantisca all'azienda la corretta gestione degli illeciti. Vediamo i passaggi essenziali per arrivare alla conformità.

1. Scegliere il tipo di canale

La legge richiede che il canale consenta segnalazioni in forma scritta e orale. La soluzione più diffusa è una piattaforma digitale accessibile da web, che permette di documentare ogni fase e di gestire anche le segnalazioni vocali. È opportuno preferire strumenti che separino la gestione dalle normali caselle aziendali, così da assicurare un canale dedicato e isolato.

2. Garantire anonimato e sicurezza

Il decreto impone la riservatezza dell'identità del segnalante e ammette la possibilità di segnalazione anonima. Sul piano tecnico questo si traduce in:

• Cifratura dei dati e accessi limitati al solo gestore;
• Mascheramento dei metadati che potrebbero identificare chi segnala;
• Un sistema di messaggistica che consenta il dialogo con il segnalante anonimo tramite codice univoco.

3. Nominare il gestore delle segnalazioni

La gestione del canale va affidata a una persona o un ufficio dedicato, interno o esterno, dotato di autonomia, imparzialità e formazione specifica. Il gestore riceve le segnalazioni, dialoga con il segnalante, svolge le verifiche istruttorie e cura la riservatezza dell'intero processo. È buona prassi formalizzare l'incarico e prevedere misure che evitino conflitti di interesse.

4. Informare il personale

Un canale è efficace solo se conosciuto. L'azienda deve fornire informazioni chiare sulle modalità di segnalazione, sui soggetti che possono utilizzarle e sulle tutele previste contro le ritorsioni. La comunicazione passa tipicamente da una policy interna, dalla sezione del sito o dell'intranet aziendale e da momenti formativi dedicati.

5. Gestire le segnalazioni nei termini di legge

Il rispetto delle tempistiche è un obbligo preciso e ne va monitorato puntualmente il decorso:

1. Rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione;
2. Mantenere le interlocuzioni necessarie, anche con il segnalante anonimo tramite codice univoco, e svolgere le verifiche istruttorie;
3. Fornire un riscontro entro 3 mesi sul seguito dato alla segnalazione, indicando le misure adottate o le ragioni dell'archiviazione.

È essenziale prevedere misure che impediscano l'accesso non autorizzato e tutelino la riservatezza anche all'interno del team che gestisce il processo. Il superamento dei termini, oltre a indebolire la fiducia di chi segnala, costituisce un profilo di non conformità rilevante in caso di controlli.

6. Documentare e conservare

Ogni segnalazione e la relativa gestione devono essere documentate e conservate per il tempo necessario al trattamento e comunque nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati. Una corretta archiviazione consente di dimostrare la conformità del processo in caso di controlli ANAC, che vigila sull'applicazione del decreto e può irrogare sanzioni fino a 50.000 euro. È inoltre opportuno aggiornare periodicamente la procedura, registrare gli accessi al canale e tracciare le decisioni assunte sulle singole segnalazioni.

Semplificare con una piattaforma dedicata

Coordinare riservatezza, anonimato, termini e conservazione richiede strumenti pensati allo scopo. Piattaforme come TrueSpeak integrano in un unico flusso la ricezione delle segnalazioni, la messaggistica cifrata con il segnalante e il monitoraggio automatico delle scadenze, riducendo il rischio di errori procedurali.